Соглашение между Правительством Финляндской Республики, Правительством Латвийской Республики, Правительством Королевства Норвегия, Правительством Республики Польша, Правительством Российской Федерации, Правительством Королевства Швеция о создании Секретариат партнерства "Северного измерения" в области культуры от 28 мая 2018 года (вступило в силу для Российской Федерации 29 декабря 2019 года)

[Статья 1 / (1.1. Настоящим Стороны создают Секретариат партнерства "Северного)]
1.1. Настоящим Стороны создают Секретариат партнерства "Северного
измерения" в области культуры (далее - Секретариат).
1.2. Секретариат создается в качестве юридического лица.
1.3. Местом нахождения Секретариата является г. Рига, Латвия (далее —
страна пребывания).
Статья2 Правоспособность
Секретариат обладает статусом юридического лица в стране пребывания.
Он обладает такой правоспособностью, какая может быть необходимой для
выполнения его функций и достижения его целей, включая полномочия заключать
2
договоры, приобретать движимое и недвижимое имущество и распоряжаться им,
а также полномочие возбуждать судебные разбирательства и участвовать в них.

[Статья 3 / (3.1. Секретариат, а также его имущество и активы пользуются такими)]
3.1. Секретариат, а также его имущество и активы пользуются такими
привилегиями и иммунитетами, какие могут быть необходимы для выполнения его
функций и достижения его целей.
3.2. Постоянный персонал Секретариата пользуется в стране пребывания
привилегиями и иммунитетами, необходимыми для выполнения им своих
функций, связанных с деятельностью Секретариата.
3.3. (Секретариатом и страной пребывания заключается Соглашение
об условиях пребывания, касающееся правоспособности Секретариата, его
привилегий и иммунитетов, а также его персонала.

[Статья 4 / (Все решения принимаются на основе консенсуса между Сторонами)]
Все решения принимаются на основе консенсуса между Сторонами
настоящего Соглашения.

[Статья 5 / (5.1. Секретариат является рабочим органом ПСИК и оказывает ПСИК)]
5.1. Секретариат является рабочим органом ПСИК и оказывает ПСИК
административную, аналитическую и техническую поддержку в его работе.
5.2. Более подробная информация о целях и функциях Секретариата
представлена в Правилах работы Секретариата (далее - Правила), приведенных
в приложении № | к настоящему Соглашению.

[Статья 6 / (6.1. Секретариат имеет операционный бюджет на каждый календарный год.)]
6.1. Секретариат имеет операционный бюджет на каждый календарный год.
Стороны обеспечивают финансирование бюджета путем внесения установленных
годовых взносов на основании схемы участия в финансировании, приведенной
в приложении № 2 к настоящему Соглашению.
6.2. Для обеспечения возможности создания и функционирования
Секретариата финансовые взносы должны составлять в совокупности не менее
110000 евро в год.
6.3. Минимальный годовой финансовый взнос каждой Стороны составляет
10000 евро.
6.4. Схема участия в финансировании подлежит пересмотру каждый третий
год, а любые изменения к ней принимаются по решению Сторон в рамках встречи
Руководящего комитета.

[Статья 7 / (7.1. Секретариат возглавляется Руководителем, выбираемым из числа)]
7.1. Секретариат возглавляется Руководителем, выбираемым из числа
компетентных лиц. Руководитель должен являться гражданином государства
одной из Сторон настоящего Соглашения. Руководитель Секретариата назначается
Сторонами настоящего Соглашения в соответствии с разделом 3 приложения № |
к настоящему Соглашению.
7.2. В соответствии с Правилами и в пределах имеющихся финансовых
ресурсов назначается дополнительный персонал, требуемый для успешного
выполнения задач Секретариата.

[Статья 8 / (Любой спор, разногласие или претензия, касающиеся толкования)]
Любой спор, разногласие или претензия, касающиеся толкования
и применения настоящего Соглашения, разрешаются путем консультаций
и переговоров между Сторонами настоящего Соглашения.

[Статья 9 / (9.1. Каждая Сторона уведомляет депозитария по дипломатическим каналам)]
9.1. Каждая Сторона уведомляет депозитария по дипломатическим каналам
о завершении внутригосударственных процедур, необходимых для вступления
в силу настоящего Соглашения. Депозитарий сообщает другим Сторонам
о получении такого уведомления.
9.2. Настоящее Соглашение вступает в силу и Секретариат начинает
в полной мере свою деятельность на 30-й день после даты уведомления
депозитария всеми Сторонами о принятии ими настоящего Соглашения.
9.3. Депозитарий информирует Стороны о дате вступления в силу
настоящего Соглашения.

[Статья 10 / (10.1. Все изменения принимаются только по взаимному согласию Сторон)]
10.1. Все изменения принимаются только по взаимному согласию Сторон
настоящего Соглашения. Предложения о внесении изменений в настоящее
Соглашение оформляются в письменной форме и доводятся до сведения всех
Сторон по дипломатическим каналам через депозитария. Согласованные
изменения доводятся депозитарием до сведения всех Сторон.
10.2. Изменения вступают в силу на 30-Й день после даты уведомления всеми
Сторонами депозитария о принятии ими изменений.
10.3. Депозитарий сообщает Сторонам дату вступления изменений в силу.
10.4. Вне зависимости от положений пунктов 10.1 — 10.3 настоящей статьи
Приложение № 2, в котором приводится Схема участия в финансировании, может
быть изменено по решению Сторон настоящего Соглашения в соответствии
4
с пунктом 6.4 статьи 6 настоящего Соглашения. Аналогичные процедуры
применяются в отношении изменений в содержащее Правила приложение № | к
настоящему Соглашению. Данное приложение может быть изменено при условии
проведения консультаций с Руководящим комитетом и принятия таких изменений
Сторонами настоящего Соглашения.

[Статья 11 / (11.1. Любая Сторона вправе выйти из настоящего Соглашения, направив)]
11.1. Любая Сторона вправе выйти из настоящего Соглашения, направив
депозитарию письменное уведомление. Выход вступает в силу по окончании
календарного года, следующего за годом, в котором депозитарий получил такое
уведомление.
11.2. Остальные Стороны проводят консультации и принимают решение
относительно дальнейшего существования и структуры Секретариата.
11.3. Выход из ПСИК влечет за собой выход соответствующей Стороны
из настоящего Соглашения.

[Статья 12 / (Любой партнер ПСИК вправе в любое время после вступления в силу)]
Любой партнер ПСИК вправе в любое время после вступления в силу
настоящего Соглашения направить депозитарию просьбу о присоединении
к настоящему Соглашению. Депозитарий информирует о такой просьбе все
Стороны настоящего Соглашения. Если просьба утверждается Сторонами,
присоединение нового партнера ПСИК вступает в силу на 60-й день после
получения депозитарием уведомления о завершении присоединяющимся
партнером ПСИК внутригосударственных процедур.

[Статья 13 / (Депозитарием настоящего Соглашения является страна пребывания.)]
Депозитарием настоящего Соглашения является страна пребывания.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет
автоматически продлеваться на последующие 5-летние периоды, если Сторонами
не будет принято иное решение.
14.2. Настоящее Соглашение может прекратить действие по общему
согласию Сторон настоящего Соглашения. Все расходы, связанные
с прекращением действия настоящего Соглашения и роспуском Секретариата,
согласуются Сторонами до прекращения действия настоящего Соглашения.
В подтверждение вышеизложенного нижеподписавшиеся лица, должным
образом уполномоченные правительствами своих стран, подписали настоящее
Соглашение.
Совершено в Риге 28 мая 2018 года в одном экземпляре на английском
языке, передаваемом депозитарию. Депозитарий выдает заверенные копии всем
Сторонам.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
ПРАВИЛА РАБОТЫ
СЕКРЕТАРИАТА ПАРТНЕРСТВА
"СЕВЕРНОГО ИЗМЕРЕНИЯ" В ОБЛАСТИ КУЛЬТУРЫ

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
1. Введение
Для повышения слаженности и эффективности работы партнерства
"Северного измерения" в области культуры (ПСИК) в соответствии с Соглашением
о создании Секретариата партнерства "Северного измерения" в области культуры
(Соглашение) было принято решение о создании Секретариата партнерства
"Северного измерения" в области культуры (Секретариат). Задачей Секретариата
является оказание административной, аналитической и технической поддержки
многосторонней совместной деятельности в рамках ПСИК.
Настоящие Правила работы Секретариата (Правила) в дополнение к
организационным и финансовым условиям определяют объем полномочий и сферу
деятельности Секретариата.
Местонахождением Секретариата является г. Рига, Латвия (далее — страна
пребывания).
Рабочим языком Секретариата является английский язык.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
2. Сфера деятельности
В рамках настоящих Правил Секретариат в первую очередь:
2.1. оказывает административную, аналитическую и техническую поддержку
в проведении заседаний Руководящего комитета и встреч на высоком уровне путем
подготовки и рассылки необходимой информации и документов для последующего
рассмотрения и обсуждения;
2.2. подготавливает проекты протоколов заседаний Руководящего комитета
и встреч на высоком уровне, подлежащие рассылке всем Сторонам ПСИК;
2.3. оказывает административную поддержку ПСИК, которая может
включать организацию встреч, подготовку письменных материалов и кратких
отчетов, оперативное обновление сведений в реестрах и списках рассылки, а также
оказание технических услуг в иной форме;
2.4. обеспечивает обновление сведений на веб-сайте ПСИК и на других
информационных каналах ПСИК, а также оказывает ПСИК помощь в выполнении
функций координационного центра взаимодействия для осуществления проектной
и другой деятельности в области культуры, культурного туризма и креативных
индустрий в регионе "Северного измерения";
2.5. подготавливает по письменному запросу Председателя Руководящего
комитета и с одобрения Сторон Соглашения, представленных в Руководящем
комитете, специализированные информационные материалы и аналитические или
описательные справочные сведения для использования ПСИК;
2.6. оказывает по запросу Руководящего комитета помощь в разработке
и реализации проектов ПСИК в области культуры, культурного туризма
и креативных индустрий, в том числе путем оказания административной,
технической и аналитической поддержки Руководящему комитету в выполнении
таких задач;
2.7. способствует осуществлению общей координации и информационного
обмена в рамках ПСИК, а также с сотрудничающими с ПСИК организациями.
2.8. оказывает поддержку проведению ежегодного мероприятия в г. Санкт-
Петербурге, направленного на продвижение креативных индустрий;
2.9. В зависимости от конкретной ситуации по просьбе и в соответствии
с указаниями Руководящего комитета представляет ПСИК на международных
площадках.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
3. Руководитель Секретариата
3.1. (Секретариат возглавляет Руководитель Секретариата, который
избирается из числа компетентных лиц, является гражданином государства одной
из Сторон Соглашения и назначается не позднее 3 месяцев с даты подписания
Соглашения.
3.2. Руководитель Секретариата назначается Сторонами Соглашения исходя
из его профессиональных качеств с учетом факторов гендерного и географического
балансов в соответствии с принципом ротации кадров. При условии утверждения
Сторонами Соглашения Руководителя Секретариата председатель Руководящего
комитета уполномочен подписать трудовой договор с Руководителем Секретариата
от имени ПСИК.
3.3. После подписания Соглашения руководитель Секретариата
уполномочивается Руководящим комитетом подписать соглашение со страной
пребывания, предусмотренное пунктом 3.3 статьи 3 Соглашения. Руководитель
Секретариата также уполномочивается вносить все согласованные с Руководящим
комитетом к соглашению со страной пребывания.
3.4. Руководитель Секретариата:
3.4.1. предлагает рабочие планы и мероприятия по указаниям председателя
Руководящего комитета при условии их утверждения Сторонами Соглашения;
3.4.2. представляет для сведения Руководящего комитета и на утверждение
Сторонами Соглашения бюджетные предложения Секретариата на каждый
календарный год;
3.4.3. подготавливает и представляет Сторонам Соглашения и Руководящему
комитету финансовую и иную отчетность;
3.4.4. представляет Сторонам Соглашения и Руководящему комитету
годовые отчеты;
8
3.4.5. заключает от имени Секретариата договоры приобретения товаров
и услуг для Секретариата и обеспечивает контроль за их исполнением;
3.4.6. контролирует работу подрядчиков, привлеченных Секретариатом для
выполнения работ;
3.4.7. разрабатывает Правила работы — персонала, Руководство
по административным вопросам и Финансовые правила, подлежащие включению
в справочник Секретариата по персоналу и утверждению Сторонами Соглашения.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
4. Персонал
4.1. Численность персонала Секретариата устанавливается в соответствии
с объемом выполняемых им задач. Помимо Руководителя Секретариата
первоначально назначается только один Секретарь-бухгалтер.
4.2. Дополнительный персонал, необходимый для успешного выполнения
задач Секретариата, назначается в пределах имеющихся финансовых ресурсов
и с утверждения Сторон Соглашения.
4.3. Постоянный персонал состоит из Руководителя Секретариата и другого
профессионального персонала Секретариата, выполняющего определенные
в настоящих Правилах функции Секретариата, который является основным местом
их работы.
4.4. Назначение постоянного персонала Секретариата происходит с учетом
соблюдения баланса между представителями Сторон Соглашения, а также
принципа ротации.
4.5. Договоры с постоянным персоналом Секретариата заключаются до трех
лет с возможностью их продления на один год. Постоянный персонал может
повторно подавать заявления на занятие им своих должностей только один раз.
Продление срока исключает повторную подачу заявления.
4.6. Дополнительный персонал может с согласия Руководящего комитета
быть прикомандирован из других организаций. Прикомандированный персонал
принимается при условии покрытия направляющей организацией (правительством,
региональной администрацией или организацией-спонсором) всех расходов, кроме
офисных расходов, которые оплачиваются Секретариатом. Прикомандированный
персонал считается официально работающим по найму в направляющей
организации.
4.7. Молодым специалистам или иным лицам может предлагаться
стажировка, в ходе которой в течение установленного срока, не более трех месяцев,
они будут участвовать в деятельности Секретариата. Ежемесячные вознаграждения
стажеров включаются в годовой бюджет Секретариата.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
5. Роль Руководящего комитета
5.1. Руководящий комитет обеспечивает руководство и контроль
за деятельностью Секретариата.
5.2. Руководящий комитет:
5.2.1. участвует в процедуре назначения и отстранения от должности
Руководителя Секретариата;
5.2.2. утверждает рабочие программы;
5.2.3. обеспечивает соответствие состава и квалификаций персонала
Секретариата выполняемым задачам Секретариата, дает ему указания
и осуществляет контроль за использованием им финансовых взносов,
поступающих не по линии бюджета Секретариата;
5.2.4. определяет тематику и формат ежегодного мероприятия, проводимого
в г. Санкт-Петербурге в целях развития и продвижения креативных индустрий
во всех государствах Сторон Соглашения. Руководящий комитет создает
Программный комитет, в состав которого входят члены Руководящего комитета,
специалисты из страны-организатора Российской Федерации и института
"Северного измерения". Для этой цели страны-партнеры из программного комитета
должны принять решение по взносам из средств бюджета ПСИК;
5.2.5. тесно сотрудничает с одним из Санкт-Петербургских учреждений
в сфере культуры, определенных для этих целей Российской Федерацией, которое,
в частности, будет осуществлять исследования в области креативных индустрий на
российском рынке, а также проводить мероприятия, имеющие своей целью
продвижение приоритетных сфер сотрудничества в рамках ПСИК. Для реализации
этих задач Российская Федерация первоначально резервирует сумму в размере
4000 евро из средств своего годового взноса в бюджет Секретариата.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
6. Схема участия в финансировании
6.1. Операционный бюджет на каждый календарный год формируется
за счет установленных годовых взносов на основании Схемы участия
в финансировании в соответствии с положениями статьи 6 Соглашения.
6.2. Финансовые средства Секретариата могут также включать
добровольные взносы Партнеров ПСИК, а также гранты или выплаты любого рода
от международных и национальных организаций или средства из иных источников,
направляемые на выполнение задач и функций Секретариата.
6.3. Стороны Соглашения ежегодно заблаговременно, но не позднее
31 марта, утверждают бюджет Секретариата на следующий календарный год.
Финансовые взносы Сторон Соглашения за каждый календарный год должны
поступать на счет Секретариата не позднее 1 мая.
6.4. Как это было упомянуто выше, финансовые взносы считаются
денежными средствами Секретариата и покрывают все расходы на его
10
функционирование. Любая деятельность по программам или проектам, которые
курирует или контролирует Секретариат, финансируется из источников, не
относящихся к бюджету Секретариата.
6.5. Для финансирования проектов ПСИК Стороны Соглашения могут
создать специальный фонд. Средства этого специального фонда или иные ресурсы
(такие, как частные взносы или гранты) помещаются на отдельном банковском
счете.
6.6. Любое внесение дополнительных средств должно быть согласовано
Руководящим комитетом.
6.7. Проценты, полученные от денежных сумм, поступивших в виде
взносов согласно Схеме участия в финансировании, суммируются со средствами,
находящимися на банковском счете Секретариата. Проценты, полученные
от любых других денежных сумм, указанных выше в пункте 6.4, находящихся
в распоряжении ПСИК и относящихся к проектной деятельности, размещаются на
отдельном счете, управляемом Секретариатом.
6.8. Руководитель Секретариата несет ответственность за управление
отдельными счетами Секретариата.
Ts Программная и проектная деятельность
7.1. Реализация полномочий и степень вовлеченности Секретариата в рамках
программной и проектной деятельности, которая финансируются за счет средств,
не относящихся к регулярным обязательным финансовым взносам, указанным
в статье 6 Соглашения, контролируется Руководящим комитетом в соответствии
с пунктами 5 и 6.4 настоящих Правил.
7.2. Секретариат отчитывается о финансовом управлении отдельным счетом,
открытым для осуществления таких программ и проектной деятельности, перед
Сторонами Соглашения и Руководящим комитетом.
7.3. Ответственность Секретариата по любого рода обязательствам,
относящимся к реализации, контролю, отчетности и оценкам таких программ
и проектной деятельности, определяется отдельными — соглашениями,
заключаемыми между Секретариатом и инициаторами программ и проектной
деятельности.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
8. Бухгалтерский учет
Руководитель Секретариата обеспечивает ведение бухгалтерского учета
в соответствии с общепринятыми принципами и стандартами с учетом конкретных
требований, установленных законодательством страны пребывания.
11

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
9. Процедуры проведения аудиторской проверки
Руководящий комитет назначает внешнего аудитора по предложению страны
пребывания или иной Стороны Соглашения.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
10. Изменение настоящих Правил
Руководящий комитет и Руководитель Секретариата могут предлагать
изменения в настоящие Правила. Настоящие Правила могут быть изменены после
проведения консультаций с Руководящим комитетом и принятия таких изменений
Сторонами Соглашения.
12
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
СХЕМА УЧАСТИЯ В ФИНАНСИРОВАНИИ
Секретариат партнерства "Северного измерения" в области культуры,
созданный в соответствии с Соглашением о создании Секретариата партнерства
"Северного измерения" в области культуры (Соглашение), имеет операционный
бюджет на каждый календарный год. Стороны Соглашения обеспечивают
финансирование бюджета путем внесения установленных ежегодных взносов
на основании Схемы участия в финансировании, приведенной в настоящем
приложении № 2 к Соглашению.
В соответствии с Соглашением для обеспечения возможности создания
Секретариата финансовые взносы должны составлять в совокупности не менее
110000 евро в год. Минимальный ежегодный взнос, уплачиваемый Стороной,
составляет 10000 евро.
В соответствии со статьей 6.4 Соглашения схема участия в финансировании
подлежит пересмотру каждый третий год, а любые изменения к Схеме участия
в финансировании принимаются по решению Сторон Соглашения в рамках встречи
Руководящего комитета.
Годовые финансовые взносы на 2018 - 2020 годы распределяются
следующим образом:
Правительство Финляндской Республики - 20000 евро;
Правительство Латвийской Республики - 10000 евро;
Правительство Королевства Норвегия - 20000 евро;
Правительство Республики Польша - 20000 евро;
Правительство Российской Федерации - 20000 евро;
Правительство Королевства Швеция - 20000 евро.
и)
ТВОЕ СОРУ
AGREEMENT BETWEEN
THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF FINLAND
THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF LATVIA
THE GOVERNMENT OF THE KINGDOM OF NORWAY
THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF POLAND
THE GOVERNMENT OF THE RUSSIAN FEDERATION
THE GOVERNMENT OF THE KINGDOM OF SWEDEN
ON THE ESTABLISHMENT OF THE
SECRETARIAT OF THE NORTHERN
DIMENSION PARTNERSHIP ON CULTURE
The Government of the Republic of Finland, the Government of
the Republic of Latvia, the Government of the Kingdom of Norway, the Government of the Republic of Poland, the
Government of the Russian Federation and the Government of the Kingdom of Sweden, hereinafter referred to as the Parties,
RECALLING the Political Declaration on the Northern
Dimension Policy of 24 November 2006 between the European
Union, the Republic of Iceland, the Kingdom of Norway and the
Russian Federation,
HAVING REGARD to the decision by the Northern Dimension
Senior Officials at their meeting in Stockholm on 12 November
2009 and the intent to establish a Northern Dimension
Partnership on Culture, hereinafter referred to as the NDPC,
FULLY RELYING on the provision of the Northern Dimension
Policy Framework Document, effective as of 1 January 2007,
AFFIRMING the provisions of the Memorandum of
Understanding setting out the modalities of Establishing the
Northern Dimension Partnership on Culture signed in Saint
Petersburg on 20 May 2010,
Have agreed as follows:
Article1 Establishment of the Secretariat
1.1 The Parties hereby establish the Secretariat of the Northern Dimension Partnership on Culture hereinafter referred to as the Secretariat.
1.2 The Secretariat shall be established as a legal body.
1,3 The seat of the Secretariat shall be in Riga, Latvia, hereinafter referred to as the Host Country.
Article2 Legal Personality
The Secretariat shall possess a legal personality in the Host Country. It shall have such legal capacity as may be necessary for the exercise of its functions and the fulfilment of its Purposes, including the capacity to contract, to acquire and dispose of movable and immovable property and to institute and Participate in legal proceedings.
Article3 Immunities and Privileges
3.1 The Secretariat and Из Property and assets shall enjoy such privileges and immunities as are necessary to exercise its functions and ful...

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
1. Introduction
In order to make the Northern Dimension Partnership on Culture (NDPC) more coherent and efficient it was decided to establish the Secretariat of the Northem Dimension Partnership on Culture (Secretariat), according to the Agreement on the Establishment of the Secretariat of the Northern Dimension Partnership on Culture (Agreement). The objective of the Secretariat is to provide administrative, analytical, and technical Support to the multilateral coordinated activities under the framework of the NDPC.
The scope of the mandate and the activities of the Secretariat, in addition to the organizational setup and the financial arrangements, are described in these Terms of Reference.
The seat of the Secretariat shall be in Riga, Latvia, hereinafter referred to as the Host Country,
The working language of the Secretariat shall be English.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
2. Scope
Within the framework set forth in these Terms of Reference the Secretariat shall primarily:
2.1 provide administrative, analytical and technical support to the meetings of the Steering Committee and the High Level Meetings by preparing and circulating the necessary information and documents for consideration and discussions;
2.2 prepare draft minutes of the meetings of the Steering Committee and the High Level Meetings to be circulated to all the Parties of the NDPC;
to gender awareness and geographical balance in accordance with the principle of rotation. The Chairmanship of the Steering Committee, provided the approval of the Parties to the Agreement, is authorized to sign the employment contract with the Head of Secretariat on behalf of the NDPC.
3.3 Upon the time the Agreement is signed, the Head of Secretariat shall be authorized by the Steering Committee to sign the Host Country Agreement, as described in Article 3 Paragraph 3.3 of the Agreement. The Head of Secretariat shall also be authorized to sign any subsequent amendments to the Host Country Agreement, as approved by the Steering Committee.
3.4 The Head of Secretariat shall:
3.4.1 propose working plans and activities as instructed
by the Chairmanship of the Steering Committee, provided
the approval of the Parties to the Agreement;
3.4.2 present budget proposals of the Secretariat for each calendar year for the information of the Steering Committee and for the approval by the Parties to the Agreement;
3.4.3 prepare and submit accounts and other reports to
the Parties to the Agreement and to the Steering
Committee;
3.4.4 submit annual reports to the Parties to the Agreement and to the Steering Committee;
3.4.5 conclude and manage contracts on behalf of the
Secretariat regarding acquirement of goods and services
for the Secretariat;
3.4.6 monitor the performance of contractors who perform tasks that have been outsourced by the
Secretariat;
3.4.7 develop Staff Regulations, an Administrative
Manual and Financial Rules to be set out in the Personnel
Handbook of the Secretariat and to be approved by the
Parties to the Agreement.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
4. Personnel
4.1 The Secretariat shall be staffed commensurate to its tasks.
In addition to the Head of Secretariat there shall initially be only
one Secretary/Accountant.
4.2 Additional personnel required for the successful
performance of the tasks of the Secretariat shall be appointed
within the financial resources available and as approved by the
Parties to the Agreement.
4.3 Permanent Personnel means the Head of Secretariat and
other professional personnel of the Secretariat who perform
functions of the Secretariat as defined in the Terms of Reference
as their main employment.
4.4 A balance among nationalities of the Parties to the
Agreement shall be sought as well as rotation when appointing
the Permanent Personnel of the Secretariat.
4.5 Contracts for the Permanent Personnel of the Secretariat
shall be offered for a period of up to three years, with a
possibility of a prolongation for one year. The Permanent
Personnel can re-apply only once for their own position,
Prolongation excludes renewed application.
4.6 Additional personnel may be seconded from other entities
upon acceptance of the Steering Committee. Acceptance of
seconded personnel is subject to the condition that the sending
entity (government, regional administration or sponsoring
institution) covers all the expenses, except the use of office
facilities, which are covered by the Secretariat. The seconded
personnel are considered legally employed by the sending entity,
4.7 Internships may be offered to young professionals or other
individuals who, for a fixed period of a maximum of three
months, will be affiliated with the activities of the Secretariat,
Monthly allowances for internships are to be included in the
annual budget for the Secretariat.
2.3 render administrative support to the NDPC, which may
include organizing meetings, preparing written material and
summary reports, maintaining updated registers and mailing lists
and providing other form of technical services;
2.4 ensure updating the NDPC website and other
communication means of the NDPC and assist the NDPC in
being a focal point for networks, projects and other culture,
cultural tourism and creative industries activities in the Northern
Dimension area;
2.5 prepare specific information material and analytical or
descriptive background information for the use of the NDPC, as
requested in writing by the Chairmanship of the Steering
Committee and as approved by the Parties to the Secretariat in
the Steering Committee;
2.6 assist upon request from the Steering Committee with
elaboration and implementation of the activities of the NDPC in
the field of culture, cultural tourism and creative industries inter
alia by providing administrative, technical and analytical
support to the Steering Committee with these tasks;
2.7 _ facilitate coordination and information exchange within
the NDPC and with the organizations of relevance to the NDPC;
2.8 support the annual event in Saint Petersburg fostering
creative industry;
2.9 represent, upon request and instructions of the Steering
Committee, the NDPC in international fora, as appropriate.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
3. Head of Secretariat
3.1 The Secretariat shall be led by the Head of Secretariat,
who shall be selected among qualified individuals and who shall
be a citizen of a country of one of the Parties to the Agreement
and should be appointed not later than three months after the
signing of the Agreement.
The Head of Secretariat shall be appointed by the Parties
Agreement on the basis of merits with due consideration
5.1

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
5. The Role of the Steering Committee
The Steering Committee shall supervise and provide
guidance of the activities of the Secretariat.
52
6.1
The Steering Committee shall:
5.2.1 participate in the process of appointing and
dismissing the Head of Secretariat;
5.2.2 approve work programmes;
5.2.3 ensure that the composition and qualifications of
the personnel of the Secretariat are adequate to fulfil the
tasks of the Secretariat; instruct and supervise the
Secretariat on the use of the financial contributions
outside the Secretariat budget;
5.2.4 decide the theme and the format for the annual
event in Saint Petersburg, seeking to cultivate and
promote creative industry in all State Parties to the
Agreement. The Steering Committee shall establish a
Program Committee consisting of the Members of the
Steering Committee, experts from the organizing country
Russia and the Northern Dimension Institute. For this
purpose, the partner countries in the Program Committee
shall decide on the contributions from the NDPC budget;
5.2.5 closely cooperate with one of the cultural institutes
in Saint Petersburg appointed by the Russian Federation
which, for instance, will conduct studies on creative
industries on Russian markets, as well as holding
promotional events relevant to the work of the NDPC. For
this purpose, the Russian Federation shall initially
earmark 4000 euro out of their annual contribution to the
Secretariat.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
6. Financial Contribution Scheme
The operating annual budget for each calendar year shall
be financed through assessed annual contributions based upon
the Financial Contribution Scheme as provided for in Article 6 of the Agreement.
6.2 The financial resources of the Secretariat may also include voluntary contributions from NDPC Partners, as well as grants or payments of any kind from international and national organizations, or other sources for the purpose of furthering the mandate and the functions of the Secretariat,
6.3 The Parties to the Agreement shall annually in advance, and not later than 31 March, approve the budget pertaining to the Secretariat for the subsequent calendar year. Financial contributions from the Parties to the Agreement should arrive to the account of the Secretariat not later than 1 May for each calendar year,
6.4 The financial contributions, as mentioned above, are to be considered as resources of the Secretariat and shall cover the needs and operations of the Secretariat. Any program or project activities to be managed or supervised by the Secretariat should be financed from sources outside the budget of the Secretariat.
6.5 For financing projects of the NDPC the Parties to the Agreement may establish a special fund. The means of this special fund or other resources (such as private contributions or grants) for projects shall be placed in a separate bank account.
6.6 Any contribution of additional resources has to be approved by the Steering Committee.
6.7 Interest earned on contributions under the Financial Contribution Scheme shall be added to the Secretariat bank account, Interest earned on any other resources, possessed by the МОРС, and as described in Paragraph 6.4 above, pertaining to Projects and activities shall also be managed by the Secretariat, but on a separate account.
6.8 The Head of Secretariat shall be responsible for administering the separate Secretariat bank accounts,

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
7. Program and Project Activities
7.1 The responsibility and the involvement of the Secretariat
with regard to program and project activities, which are financed
outside the regular compulsory financial contributions, as set
forth in Article 6 of the Agreement, is to be supervised and
under the instruction by the Steering Committee, as described in
Paragraph 5 and Paragraph 6.4 of these Terms of Reference.
7.2 The Secretariat shall report on the finance management of
the separate account, opened for such programs and project
activities, to the Parties to the Agreement and to the Steering
Committee.
7.3 The responsibility of the Secretariat with regard to any obligations concerning implementation, monitoring, reporting
and evaluations of such programs and project activities is to be
negotiated and decided upon in separate agreements between the
Secretariat and the owners of the program and project activities,

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
8. Accounting
The Head of Secretariat shall ensure that accounting records are kept in accordance with generally accepted accounting practice
and standards and with due regard to specific requirements
under the law of the Host Country.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
9. Auditing Procedures
The Steering Committee shall appoint an external auditor upon a proposal from the Host Country or from another Party to the
Agreement.

[Статья 14 / (14.1. Настоящее Соглашение действует в течение 5 лет и будет)]
10. Amendments of these Terms of Reference
The Steering Committee and the Head of Secretariat may propose amendments to these Terms of Reference. After
consulting the Steering Committee and with the acceptance of the Parties to the Agreement, the Terms of Reference can be
amended.
ADDENDUM 2
FINANCIAL CONTRIBUTION SCHEME
The Secretariat of the Northern Dimension Partnership on Culture established according to the Agreement on the
Establishment of the Secretariat of the Northern Dimension
Partnership on Culture (Agreement) shall have an operating
budget for each calendar year. The Parties to the Agreement
shall finance the budget through assessed annual contributions
based upon the Financial Contribution Scheme set out in this Addendum No. 2 to the Agreement.
According to the Agreement the financial contributions in aggregate should amount to at least EUR 110 000 annually in
order to enable establishing the Secretariat, A minimum annual contribution payable by a Party shall be EUR 10 000.
According to Article 6.4 of the Agreement the Financial
Contribution Scheme shall be reviewed every third year and any changes to the Financial Contribution Scheme are to be decided
upon by the Parties to the Agreement meeting within the
Steering Committee.
The annual financial contributions for the period of 2018 — 2020 shall be divided according to the following distribution:
For the Government of the Republic of Finland (EUR 20 000)
The Government of the Republic of Latvia (EURI0 000)
The Government of the Kingdom of Norway (EUR 20 000)
The Government of the Republic of Poland (EUR 20 000)
The Government of the Russian Federation (EUR 20 000)
The Government of the Kingdom of Sweden (EUR 20 000)